Routinen für Ihr Leben

Fliegen Sie ab und zu? Falls ja, werden Sie es wissen: vor dem Start führen Pilot und Crew den Vorflugcheck und den Startcheck durch. Auch medizinische OP Teams führen vor Operationen routinemäßig Checks durch. Mit diesen Routine-Checks möchte man drohende Gefahren frühzeitig erkennen und abwehren können. Durch den Check wird die Wahrscheinlichkeit für den Erfolg des Vorhabens erhöht. Und das ist gut so. Denn sowohl beim Fliegen wie auch beim OP geht es um Ihr Leben.

Wie halten Sie es mit Checks in Ihrem Arbeitsalltag? Überprüfen Sie regelmäßig Ihr Umfeld, Ihre Mittel und Ihre Prozesse auf Mängel und Missstände? Führen Sie Routine-Checks durch, um Gefahren und Chancen rechtzeitig zu erkennen? Möchten Sie nicht auch Qualität, Erfolg und Möglichkeiten Ihrer Vorhaben erhöhen?

Sie wissen, dass ein Lifehacker versucht, Dinge aus anderen Blickwinkeln zu beleuchten, um neue Erkenntnisse zu erlangen. Ich möchte Ihnen jetzt anbieten, mit mir einen solchen Perspektivenwechsel durchzuführen.

Erst die Routine-Checks, dann die wichtigen Dinge!

Könnten Sie sich vorstellen, dass Sie zu beginn eines Arbeitsblocks zuerst Routineaufgaben erledigen bevor Sie sich an die dicken Brocken machen?

Also erst zu prüfen, ob die Ablage aktuell ist, die Datensicherung gelaufen, die Arbeitsmittel funktionsbereit sind? Und erst dafür zu sorgen, dass die Inbox leer, und vielleicht sogar die Mails gecheckt und die Telefonliste abgearbeitet sind?

Wartung, Routine, Kontrolle, Checks

Es leuchtet uns allen ein, dass der Flugzeugpilot die Routinen Vorflugkontrolle und Startcheck abarbeitet, bevor er startet. Diese Routine vor dem eigentlichen Flug ist lebenswichtig und beruhigt jeden Mitfliegenden (inklusive des Piloten). Niemand würde auf die Idee kommen den Piloten zu bitten, diese lästigen Routinen doch sein zu lassen und sich statt dessen um die wichtigen Dinge zu kümmern, nämlich zu fliegen.

Und was ist mit Ihrem Selbst- und Zeitmanagement. Es geht zwar nicht um Leben und Tod. Aber immerhin um Ihr Leben. Warum sollte das, was beim Fliegen und im OP-Saal gut ist, bei alltäglichen Situationen die Ihr Leben betreffen, schlecht sein?

Auch beim Selbstmanagement sollten Sie bei allen Vorhaben checken, ob Ihr Umfeld, Ihre Arbeitsumgebung und die Mittel, die Ihnen zu Verfügung stehen, in einem optimalen Zustand sind. Denn Sie können ein Höchstmaß an Effektivität und die nötige Effizienz nur dann erreichen, wenn Sie Ihr Umfeld im optimalen Zustand halten. Und genau das erreichen Sie durch Routine-Checks.

Wann kommen Sie zu den wichtigen Dingen?

Falls Sie jetzt meinen, dass es keine gute Idee wäre, erst die Checks zu erledigen, weil Sie danach nicht mehr genug Zeit oder Energie für die dicken Brocken haben, dann denken Sie an dieser Stelle zu kurz, zu konventionell. Die Lösung lautet: Lassen Sie die Checks zur Routine werden.

Hinweis

Lassen Sie die Checks zur Routine, zur Gewohnheit werden.

Denken Sie wie ein Lifehacker und sichern Sie Ihren langfristigen Arbeitserfolg mit dieser Strategie. Ihre routinemäßigen Checks sorgen für:

  • die Erhaltung Ihrer Handlungsfähigkeit
  • optimale Arbeitsbedingungen und Zustand Ihrer Mittel
  • frühes Erkennen von versagenden Systemen und Prozessen

Und Ihr Gehirn setzt noch einen drauf: Routinen werden, weil sie zur Gewohnheiten werden, automatisch, energiearm und damit hocheffizient ausgeführt!

Finden Sie es anstrengend, sich die Zähne zu putzen oder Auto zu fahren? Bestimmt nicht. Ihre Gewohnheiten belasten Sie kaum.

Falls Sie jetzt überzeugt sind, sich mehr um die Ein- und Durchführung nützlicher Routinen zu kümmern, kann es passieren, dass Sie im Laufe der Zeit über das Ziel hinausschiessen. Das merken Sie aber schnell in Ihrer Wochendurchsicht.

Routinen hinterfragen und kürzen

Es kann sein, dass sie bei Ihrer Wochendurchsicht erkennen, dass Sie vor lauter Erledigung von Routineaufgaben doch nicht mehr ausreichend Zeit für Ihre wichtigen Aufgaben hatten.

Ihre Strategie wieder umzustellen und doch erst die wichtigen Aufgaben zu erledigen, wäre allerdings völlig falsch.

Steuern Sie stattdessen dagegen! Nehmen Sie die Erkenntnis zum Anlass, mit Ihren Routinen aufzuräumen. Hinterfragen Sie all Ihre Routinen auf ihre Notwendigkeit. Scheuen Sie sich nicht, auch lieb gewonnene Routinen zu hinterfragen:

  • können Sie die Anzahl Ihrer Inboxen reduzieren?
  • ist es möglich, die E-Mails weniger oft zu checken?
  • Können Sie Timeboxing für Ihre Telefonate einsetzen?
  • brauchen Sie wirklich all Ihre Listen?
  • muss das Auto jede Woche gewaschen werden?
  • können Sie Ihre Datensicherung weiter automatisieren?
  • können Sie Ihre Software und Apps effizient bedienen, geht es vielleicht durch Tastaturkürzel und Automatisierung noch ein Stück besser?
  • müssen Sie so oft News lesen, chatten, telefonieren?
  • ...

Hinweis

Lernen Sie Ihre häufig genutzte Software am Personalcomputer mit Tastenkürzeln zu bedienen!

Prüfen Sie, ob Sie einige dieser Routinen einfach komplett aufgeben können. Nachrichten zu hören, zu lesen oder zu schauen wäre eine Routine, die kaum Nutzen bringt aber hohen Zeitaufwand benötigt. Verzichten Sie einfach auf Nachrichten! Es kommen sowieso nur Meldungen wie “Der Dax steigt”, “Der Dax sinkt”, “Die EU wird auseinander brechen”, “Die EU hält zusammen”, “Es wird regnen”, “Es bleibt trocken”.

Falls es irgendwann einmal eine für Sie persönlich wirklich wichtige Neuigkeit gibt, werden Sie es von Ihren Nachbarn, Freunden, Arbeitskollegen oder Ihrer Familie erfahren. Verlassen Sie sich darauf!

Wenn Sie Routinen nicht komplett aufgeben möchten oder können, dann prüfen Sie, ob Sie sie optimieren können: das Auto weniger oft waschen, die Ablage weniger komplex gestalten, nur einmal am Tag News lesen, E-Mails vielleicht nur zweimal. Und so fort.

Manchmal lassen sich Routinen automatisieren oder delegieren:

  • Die Datensicherung kann automatisch starten
  • Die Dateiablage auf korrekte Struktur prüfen, kann ein kleines Skript erledigen
  • Newsfeeds nach interessanten Artikeln scannen geht automatisch
  • Vielleicht möchte der Nachbarsjunge sich 10 Euro verdienen, indem er Ihr Auto wäscht?
  • Waschen und bügeln Sie Hemden? Die Reinigung macht das für 2 Euro. (Und wenn Sie jetzt denken: „das macht mein Partner“, dann denken Sie darüber auch gleich einmal nach.)

Lifehackers Essenz

Ihr Ziel sollte es sein, den Aufwand für Ihre Routinen so gering wie möglich aber so intensiv wie nötig zu gestalten. Nur wenn Sie es schaffen Ihren Aufwand für Routinen so zu senken, dass Sie auf lange Sicht gesehen noch genug Zeit für Ihre wichtigen Dinge haben, haben Sie eine Chance Ihre Ziele zu erreichen.

Der Vorteil bei dieser Lifehacker Methode ist, dass Sie durch routinemäßiges Checken Ihrer Wirk-Umgebung immer optimale Arbeitsbedingungen schaffen. In der Wochendurchsicht können Sie erkennen, wenn Sie zuviel Zeit in Routinen investieren, wenn Ihre Routinen zu aufgebläht und aufwändig geworden sind.

Versuchen Sie es einmal für 4 bis 8 Wochen. Machen Sie täglich erst Ihre Routinen und dann die erledigen Sie die dicken Brocken. Prüfen Sie an jedem Ende der Woche, wie gut Sie Ihre wichtigen Ziele umgesetzt haben. Wenn Sie Defizite erkennen, untersuchen Sie Ihre Routinen und ermitteln Sie das Optimierungspotenzial. Ich bin fest davon überzeugt, dass Sie durch diesen Reflexionsprozess einen wahren langfristigen und nachhaltigen Effizienz-Boost erhalten können.